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Come fare una presentazione

03 Nov 2009

Con tutta probabilità sei già stato vittima di presentazioni noiose e confusionarie, esposte da esperti in materia che nonostante tutti i tuoi eroici sforzi sono riusciti a farti addormentare.... E questo non è necessariamente dovuto all'oggetto dell'esposizione, infatti persino gli argomenti più noiosi possono essere resi avvincenti e interessanti da un buon speaker.

Fare una presentazione o insegnare in generale è molto di più che essere degli esperti nella materia. Occorrono delle competenze differenti per presentare informazioni in modo corretto: si devono sviluppare le capacità di comunicazione.

"Presentation skills are worthy of extreme obsessive study." --Tom Peters, Management guru

"Presentation is the 'Killer Skill' we take into the real world. It's almost an unfair advantage." --The McKinsey Mind

Ottima presentazione = conoscenze + comunicazione

Sommario

Obiettivo delle presentazioni
Sull'uso delle slide
Preparazione: Audience, Tema, Struttura, Pratica, Slide
Delivery: Apertura, Talk (show), Chiusura
Infrangere le regole
Conclusioni
Fonti

Obiettivo delle presentazioni

Prima di imbarcarsi in qualsiasi impresa, occorre conoscerne la ragione. Lo stesso vale per una presentazione:

Qual'è l'obiettivo del talk?
Che cosa voglio che il pubblico apprenda?

Troppo spesso invece si comincia subito a preparare l'esposizione senza alcuna idea di partenza di dove si andrà a parare. Conoscere l'obiettivo di una presentazione è indispensabile per esprimere con efficacia il messaggio principale e per preparare un discorso con un suo filo logico.

Ci sono ben poche cose più noiose di un elenco disordinato di fatti. Una vera presentazione non è un semplice elenco di dati, altrimenti sarebbe più conveniente scrivere un articolo. La ragion d'essere delle presentazioni è il dialogo e l'interpretazione di tali dati. La gente è in grado di leggere, e il motivo per cui si scomoda ad assistere ad un talk è per conoscere il significato e per vedere come questo possa prendere vita. Se ci sono dei dati importanti (grafici, tabelle, fonti, ecc) può essere più conveniente scriverle in un documento apposito e renderlo disponibile agli interessati.

Ma il primo e più importante valore che uno speaker deve tenere sempre a mente è il rispetto: rispetto per l'audiece e per sè stessi. Troppo spesso invece gli speaker dimostrano un'insensibilità totale verso il pubblico, esponendo gli argomenti in modo confuso, incomprensibile e noioso, e subissando gli ascoltatori con aridi e lunghi elenchi puntati nello sforzo di fare bella figura e dimostrare di "sapere".

The deepest human need is the need to be appreciated. (William James)

E' essenziale riconoscere al pubblico il rispetto che merita il suo tempo e la sua attenzione, veicolando le informazioni in modo conciso, chiaro e interessante. Si deve essere disposti a sacrificare alcuni dettagli per presentare l'argomento in modo corretto all'audience. E' questo l'obiettivo di ogni buona presentazione.

The presentation isn’t about you, it’s about your material.

Per avere un'idea di come sono delle presentazione fatte veramente bene:

Vedere su YouTube le presentazioni di: Seth Godin, Tom Peters, Guy Kawasaki, Steve Jobs e Dick Hardt.
Guardare le presentazioni di alcuni dei "maghi" su TED.com, ad esempio: Rives, Hans Rosling, Barnett Thomas, Lawrence Lessig e Ken Robinson.
Se si ha occasione, assistere a qualche talk di Damian Conway.
Vai su Common Craft a dare un'occhiata ai loro tutorial "plain English" sul Web 2.0

Sull'uso delle slide

L'uso di slide (lucidi) è diventato ormai sinonimo di presentazione in molti campi, tanto che la stragrande maggioranza si cimenta nel realizzare questi ausili senza pensarci un istante. Il problema, soprattutto con slide contenenti molto materiale, è che ad un certo punto o la gente legge le slide e non segue più lo speaker (a quel punto converrebbe scrivere un semplice articolo), oppure ascolta lo speaker e non guarda nemmeno le slide (in questo caso non servono neppure).

"Replace Powerpoint with directness and enthusiasm."

Ripensando all'obiettivo della presentazione e al contesto, occorre invece essere pragmatici e riflettere sull'utilità delle slide: il principale asset e contenuto di un talk è... l'esposizione di un'argomento dal vivo e dalla voce dello speaker. Le slide sono sono un ausilio che può essere utile in alcuni casi. L'esposizione è qualcosa di dinamico, di vivo. Se il pubblico volesse leggere una lista di punti proiettati su uno schermo andrebbe semplicemente a leggersi un libro o un articolo su internet.

PRIMA viene il discorso, DOPO (eventualmente) gli ausili visivi.

Alcuni realizzano delle slide per sentirsi più sicuri durante l'esposizione, ma i lucidi non possono essere un sostituto per la conoscenza dell'argomento che si presenta. O lo si conosce o non lo si conosce. Usare le slide come "stampelle" è la ragione sbagliata per propinarle e una chiara indicazione del bisogno di fare più pratica. Un argomento lo si conosce e lo si comprende veramente solo quando si è in grado di spiegarlo senza alcun ausilio.

Perciò se devi preparare una presentazione, poniti prima questa domanda: posso fare a meno delle slide?

Prima di tutto è necessario avere ben chiaro in mente:

L'obiettivo.
Il messaggio.
L'audience.

L'uso degli strumenti adatti viene di conseguenza.

"Focus on your purpose, your message and your audience and you won’t go far wrong. Once you are clear on those, the details of tools and delivery will become apparent." --Rowan Manahan

Per un esempio di come è possibile fare una presentazione memorabile senza usare nessuna slide, vedere il talk di Sir Ken Robinson. Inoltre, per un uso creativo e molto visuale delle slide per sottolineare l'esposizione vedere lo stile Takahashi orginale e le sue variazioni che usano anche immagini, come ad esempio la presentazione di Kent Beck sul Responsive Design.

Vediamo ora alcuni suggerimenti su come preparare e effettuare una buona presentazione.

Preparazione

Il suggerimento più importante sulla preparazione di una presentazione è quello di preparala lontano dal PC (e da PowerPoint). Una volta chiaro l'obiettivo, esporre a voce alta in modalità "freestyle" provando vari approcci e annotando idee, frasi e pensieri importanti. Dopo aver steso l'ossatura della presentazione, scriverla su carta (come minimo sotto forma di outline o mappa mentale). Solo dopo si può considerare se servono slide o meno.

Presentazione = discorso

Un passo importante che molti non considerano è che un pezzo scritto prima di raggiungere la sua forma definitiva viene modificato molte volte. Lo stesso vale per i discorsi: per renderli concisi ma evocativi e memorabili è necessario scriverli e perfezionarli esercitandosi molto nell'esposizione. E' così che i grandi discorsi sono stati creati e hanno potuto esercitare un impatto enorme sulle generazioni a venire: vedi Martin Luther King, Lincoln, Ghandi...

Uno dei più grandi "presentatori" contemporanei, Damian Conway, raccomanda un minimo di 10 ore di preparazione per ogni ora di presentazione (20 se l'argomento è relativamente ostico). Questo ovviamente se si vuole fare un talk memorabile...

E' anche utile preparare almeno un piano di backup per non essere colti impreparati dalle evenienze.

Inoltre, tenere presente che il modo migliore di illustrare certi concetti è attraverso delle dimostrazioni. Inserirne il più possibile.

Demonstrations beat descriptions.

Audience

Informarsi sull'audience. Quali sono i suoi interessi, lo stato d'animo, i bisogni e le aspettative?
Quanto tempo si ha a disposizione?

E' importante capire con chi si ha a che fare per veicolare il messaggio nel modo più efficace ed efficiente possibile. Vedere anche un mio precendente post.

Tema

Identificare la singola idea chiave che si vuole comunicare con la presentazione e focalizzarsi su quella. E' più facile lasciare il segno quando il punto importante è uno piuttosto che una collezione di fatti blandamente correlati.

L'idea centrale costituisce il tema della presentazione. Una volta identificato, raccogliere citazioni, aneddoti, fatti a supporto e organizzarli per costruire una storia attorno ad esso.

Per talk più articolati, possono esserci più idee chiave che si vuole trasmettere, ma è bene non andare mai oltre le 3-5. Avere più di 5 messaggi principali rende difficile seguire il discorso e conservarne qualche memoria.

Struttura

La presentazione deve avere una struttura lineare, semplice, chiara e facile da seguire. Qualunque sia la tipologia dell'esposizione, la sequenza di elementi deve avere una struttura logica coerente.

"Bad storytelling is beginning, muddle, end." --Philip Larkin

Gli esseri umani amano e trovano più semplice seguire ragionamenti lineari, e tale deve essere la presentazione: una sequenza lineare, logica e concisa di dati, informazioni e aneddoti correlati. Bisogna resistere alla tentazione di farcire il talk di dati per dimostrare la propria conoscenza (ma non il proprio rispetto). Quasi invariabilmente si è spinti a inserire troppo materiale, conviene quindi distillare la presentazione in modo quasi "brutale" eliminando tutto quanto non è essenziale (il tempo è qualcosa di prezioso, non va sprecato).

"La semplicità è la sofisticazione ultima." --Leonardo Da Vinci

Aiuta avere buone doti di storytelling, ma in ogni caso il talk deve avere un inizio, uno svolgimento (possibilmente che porta ad un climax) e una conclusione che lasci il segno.

Il workflow potrebbe essere:

Identificare i punti rilevanti per l'audience.
Metterli nell'ordine più interessante per il pubblico.
Fornire il contesto necessario.
Arricchire con elementi di teatralità.
Distillare ulteriormente.

La perfezione si raggiunge attraverso la quotidiana diminuzione, non aumento.

Per esempio, per una presentazione incentrata su una soluzione ad un problema:

Illustrare le cause del problema che affligge l'audience.
Mostrare perchè è serio.
Proporre una soluzione.
Sommario e "chiamata alle armi", riassumendo chiaramente cosa bisogna fare.

E' molto utile illustrare questa struttura all'inizio della presentazione per dare un'idea di cosa tratterà il talk e come.

Pratica

Una volta costruita la presentazione: fare pratica, pratica e ancora pratica. Preferibilmente ad alta voce. Sperimentare spostando concetti, eliminando quelli superflui e modificando la presentazione in modo che sia ben coesa e comunichi efficacemente l'idea centrale. Possibilmente avendo qualcuno in carne ed ossa che ascolta e fornisce feedback. Inoltre fare attenzione che si rientri nei tempi. E' molto importante praticare la presentazione, per poi poterla esporre con sicurezza e padronanda davanti al pubblico. Non occorre memorizzare tutto il talk, basta ricordarsi i punti fondamentali, gli accessori verranno con naturalezza se si conosce bene la materia e si è fatta abbastanza pratica.

"The only way to speak better is to speak." --Damian Conway

La pratica è essenziale, non basta preparare un discorso sulla carta. Come gli speaker esperti e gli attori ben sanno, lo scritto e il parlato sono due veicoli di espressione abbastanza diversi e ciò che è scritto spesso non ha lo stesso effetto quando viene letto ad alta voce. Lo stesso dicasi per l'inverso. Il lavorare al discorso sia in forma scritta che parlata (e praticandolo) permette di chiarire il messaggio essenziale ed "editarlo" in modo da renderlo ad alto impatto.

Slide

Come descritto le slide non sono indispensabili per una presentazione, ma se dopo ever preparato il materiale si decide di utilizzarle, tanto vale renderle memoriabili.

"Great content is a necessary condition, but not a sufficient one." --Garr Reynolds

Data la facilità disarmante nel realizzarne di irritanti e inutili, il modo migliore per rendere delle slide attraenti è essere consapevole che sono un ausilio, uno strumento il cui compito è quello di sottolineare ed enfatizzare i punti importanti, non di distrarre il pubblico costringendolo a leggere decine e decine di parole. Inquadrare le slide come uno strumento poi, permette di utilizzarle in modo creativo per sorprendere, mantenere l'attenzione e fissare i concetti.

"Nothing in your slide should be superfluous, ever." --Garr Reynolds

Il criterio più importante da tenere a mente nella realizzazione di slide è: semplicità e stile. Vedere come esempio le slide di: Apple, Bang & Olufsen, The Perl Journal, ecc.

"Your slides, if you choose to use them, should not be textual orgies. Use visual shorthand." --Chris Brogan

Un grande errore compiuto da molti è quello di pensare alle slide come ad un documento a sè stante: così facendo però realizzano un documento in un formato adatto ad essere presentato su uno schermo, non dei lucidi. Ma semplicemente questo non è l'uso per cui le slide sono state inventate e di certo non è quello migliore nel contesto di una presentazione. Le slide non sono la presentazione, sono solo le illustrazioni.

Le slide NON SONO la presentazione.

In quest'ottica, impiegare poche parole ed eventualmente delle immagini significative. L'uso delle immagini delle slide ha un grande potere: rende possibile coinvolgere il pubblico anche emotivamente e ne stimola l'immaginazione aiutando a mantenere desta l'attenzione e migliorare la memoria di quello che viene detto.

L'approccio risulta ancora più potente se si scelgono immagini significative che rappresentano una metafora (meglio se divertente) dei concetti presentati.

Un'immagine vale più di mille parole.

Inoltre, sorprendere l'audience. E' un altro modo per creare un'esperienza emozionante che verrà ricordata.

Flusso di informazioni

Se si decide di utilizzare delle slide come ausilio, bisogna controllare il flusso di informazioni in modo che il talk e i lucidi restino in sincrono.

Quando ad esempio si vogliono elencare una serie di punti, il mostrarli tutti contemporaneamente in un'unica slide mentre si parla, significa fare in modo che l'audience li legga tutti e aspetti che vengano trattati cercando di collegare ciò che è scritto a ciò che viene detto. Questo a scapito dell'attenzione. E' più opportuno in questo caso mostrare un punto alla volta.

Allo stesso modo, se si vuole presentare un grafico, per prima cosa occorre spiegare i dati e il significato prima di mostrarlo nella slide successiva, in modo che a quel punto gli ascoltatori siano in grado di interpretarlo subito. Tra l'altro, il mostrare il grafico dopo averlo spiegato può aiutare anche a creare anticipazione e innalzare l'interesse.

Design

E' importante che le slide siano leggibili e rispettino delle buone linee guida tipografiche. Se c'è qualcosa di peggio di slide mal realizzate, sono slide mal realizzate e illeggibili. Ecco le linee guida più importanti:

Semplicità e stile!
Attenzione al contrasto: colori complementari. Sfondo chiaro, testo scuro. Sfondo scuro, testo chiaro. Chiaro?
Allineare il testo a destra o a sinistra: l'allineamento centrale è poco professionale, amatoriale e meno leggibile.
Andare all'essenziale: Un titolo, qualche punto e al massimo un'immagine. Avere troppi elementi rende difficile "decodificare" la pagina ed è stressante. La cosa migliore è inserire poche parole con un font di dimensione molto grande.
Usare font della famiglia Serif per il corpo: sono i font che rendono meglio su schermo.
Limitare l'uso di font decorativi ai titoli e solo se sono leggibili.
Evitare di inserire il logo in ogni slide. Non si vuole dare l'impressione di essere dei venditori.
Limitare l'uso di effetti di transizione, possibilmente non usarne nessuno: distraggono e basta. Non essere esibizionista.

Delivery

Presentare qualcosa è più di una semplice recitazione di fatti. Si tratta di una vera e propria esibizione comprendente elementi teatrali e di drammaticità. Bisogna imparare a comunicare con efficacia usando non solo le parole ma anche il linguaggio del corpo, il giusto ritmo, le emozioni, la consapevolezza dell'audience e di come questi elementi li influenzino. Ogni presentazione è una performace finalizzata all'intrattenere il pubblico in modo che al termine ne esca arricchito (possibilmente di quello che si aspettava, meglio se di più).

Entertaining always trumps informative.

Se possibile, arrivare prima dell'inizio del talk e preparare tutto prima che il pubblico giunga in sala. Non è molto professionale armeggiare con il proiettore e il portatile mentre l'audience aspetta... Prepararsi per tempo in modo da essere pronti, sicuri che tutto funziona e (relativamente) rilassati quando arriva l'ora di iniziare.

Una piccola nota: vestirsi in modo consono all'occasione e all'audience. Ovvio, ma meglio precisarlo...

Apertura

E' normale essere un pò nervosi prima di cominciare un'esposizione. Le cose importanti sono fare molta pratica e iniziare la presentazione con entusiasmo e sicurezza. Ad esempio, per rompere il ghiaccio si può:

Porre una domanda.
Sfidare l'audience.
Citare una persona famosa.
Raccontare una storia divertente.
Raccontare un fatto interessante.
Proporre una visione grandiosa (e poi proporre come farla avverare)
Proporre una visione spaventosa (e poi parlare di come non farla realizzare)

In altre parole basta cominciare il talk con qualcosa di interessante che catturi l'attenzione.

Talk (show)

Di seguito qualche suggerimento su come condurre al meglio la performace:

Muoversi e guardare le persone negli occhi. Usare il linguaggio del corpo per sottolineare certi punti è utile, ma senza esagerare: non è una prestazione sportiva!
Non recitare i punti a memoria o peggio leggere le slide. Bisogna avere rispetto per il tempo degli altri e dato che catturare l'attenzione non è affatto semplice, una volta che la si ha va gestita correttamente. Si deve conoscere bene ciò che si presenta, e questo significa essere in grado di illustrarlo senza che siano necessari ausili esterni.
Usare un tono di voce chiaro, parlare lentamente e variare spesso il ritmo. Bisogna parlare in modo da essere sentiti, chiaramente e ancora una volta portando rispetto verso il pubblico evitando di annoiarlo a morte con un tono di voce costante e noioso (soporiferio). Spesso i novizi durante i talk parlano troppo velocemente: rallentare deliberatamente.
- Evitare i "filler", ovvero cose come: "cioè, uhm, eh" ecc. Denotano insicurezza.
Raccontare una storia. Anche se inventata, è utile per intrattenere e mantenere viva l'attenzione. Ovviamente che sia in qualche modo rilevante all'argomento oggetto della presentazione. Può essere utile anche mischiarla con delle metafore utili ad illustrare certi concetti e relazioni. Inutile dire che l'effetto è migliore se la storia è divertente.
Usare la retorica per essere incisivi e memorabili. Praticare ad esempio con: contrasto, lista dei tre e soprattutto la pausa. Fare una pausa prima di esporre un punto importante crea anticipazione e drammaticità: un momento teatrale che mantiene l'attenzione.
Se ci si dimentica qualcosa, andare avanti con la presentazione senza scusarsi o fermarsi per cercare di ricordare. Se l'esposizione veicola il messaggio principale, allora è ok.
Emozionare. E' uno dei modi principali e più efficaci per mantenere l'attenzione e far arrivare i concetti a destinazione. Con un pò di pratica diventa facile visto che qualsiasi argomento può essere trattato dal punto di vista umano.
E' utile anche raccontare aneddoti (soprattutto se personali), umorismo e storie. Un tocco personale può aiutare molto a rendere una presentazione autentica e interessante.
ENTUSIASMO! L'entusiasmo è contagioso. La presentazione deve essere colma di passione, deve prendere vita e catturare l'attenzione del pubblico facendo perdere al tempo il suo significato.
Creare una sensazione di intimità con il pubblico: dare l'impressione di essere lì per loro e di conoscerli trattandoli come amici. L'atmosfera dovrebbe essere rilassata e amichevole.
Eventualmente coinvolgere il pubblico trasformando la presentazione in una discussione interattiva. Invitare a fare commenti e portare contributi personali. Chiaramente è possibile solo per chi conosce veramente quello di cui sta parlando ed è in grado di gestire una discussione, diversamente avrà paura di essere colto in fallo. Comunque tutto dipende dal pubblico e dalla natura dell'argomento: non sempre l'oggetto del talk si presta ad una discussione interattiva e a volte l'audience preferisce non essere chiamata in causa.

"Humans want to connect. They are built to want to belong. A great presentation is a fire to gather around and share an experience." --Chris Brogan

Per quanto riguarda le domande, è opportuno avere una policy per dove, come e quando accettare domande da condividere con il pubblico. Se non si conosce qualche risposta si può reagire in modo diverso a seconda della situazione:

"Non conosco la risposta mi dispiace."
Redirigere la domanda a chi può avere la risposta.
"Ora non so risponderti, non appena conoscerò la risposta la scriverò sul mio blog."

Presentazione memorabile = informazioni + intrattenimento

Chiusura

E' importante chiudere la presentazione con un sommario che ricapitola i punti principali e un'ultima, chiara ripetizione del messaggio chiave.

"In the beginning, tell the audience what you're going to tell them. Then tell them, and be sure to leave time at the end to tell them what you told them. It sounds simple, but it works and they will appreciate it." --Lehr, J.H

Il pubblico deve avere la sensazione di aver ottenuto qualcosa dalla presentazione e deve avere delle informazioni pronte all'uso.

Infrangere le regole

Tutto quello che ho illustrato sono consigli e linee guida, ma tutte le regole possono essere infrante e a volte devono esserlo: le interazioni umane sono qualcosa di troppo complesso e dinamico da poter essere gestito da un insieme di regole ferree seguite senza usare la testa.

Sia un principiante che un esperto possono non rispettarne qualcuna, la differenza sta nella conoscenza: l'esperto conosce le regole che infrange e sa spiegare il perchè lo fa, un principiante semplicemente no.

Per infrangere efficacemente le regole bisogna prima conoscerle.

Conclusioni

Ricapitoliamo i punti importanti:

Un buon discorso è intrattenimento e informazioni. Bisogna imparare a comunicare.
Per fare una buona presentazione è essenziale una estensiva preparazione che va fatta lontano dal PC.
Ogni presentazione deve presentare 1-5 idee chiave e organizzare un discorso lineare, logico e conciso attorno ad esse.
Una presentazione è essenzialmente un discorso, le slide sono un accessorio non necessario. Se vengono realizzare, che siano fatte con semplicità e stile.
Ogni presentazione deve essere un'esibizione colma di entusiasmo e in grado di appassionare l'audience. Imparare ad esibirsi e a creare un'atmosfera intima sono ingredienti fondamentali delle presentazioni memoriabili.
All'inizio anticipare quello di cui si parlerà e alla fine dell'esposizione ricapitolare i messaggi importanti.
Se possibile, dare precedenza alle dimostrazioni piuttosto che alle descrizioni.